Yhdessä ajattelua ja -tekemistä

Sosiaalisen median työkalut alkavat sulautua omaan työarkeeni kuin varkain. Viimeisin valloittaja on Google Docs. Sitä on vertailtu kovasti Microsoft Office:en ominaisuuksiensa puolesta. Oman kokemukseni perusteella tuotteiden vertailu on jossakin määrin mieletöntä. Tuotteiden filosofinen lähtökohta on niin totaalisen toinen. Officeen on rakennettu yhteistyöpiireteitä vanhan suljetun työpöytäsovelluksen päälle, kun Google Docsin koko ydin on yhdessä tekemisessä.

Olen vähän kerrassa oppinut tuntemaan itseäni paremmin ja huomamaan tarvitsevani toisen ihmisen tukea. Tämä tapahtuu minulle usein silloin, kun jokin asia painaa minua. Ajatukset vellovat päässäni, kunnes jonakin hetkenä astun itsestäni pari askelta syrjään ja tunnistan tilanteen. Huomaan kiertäväni kehää ja ruokin omia tuntemuksiani. Olen kuin kuopassa josta en pääse omin voimin ylös. Tällaisena hetkenä haen tukea ystävistäni. Viisaan ystävän kanssa käytävä keskustelu tasoittaa maan allani. Vuorovaikutus toimii loistavasti korjaavana voimana. Kenen tahansa todellisuus vääristyy ilman palautetta.

ITK - Call for papers

Joskus kun on ollut tarpeeksi kova työputki ja väsyttää, eivät ajatukset vain meinaa pysyä kasassa. Silti on asioita joita pitää tehdä tiettyyn määräaikaan mennessä. Ensivuoden huhtikuun puolessavälissä pidettävien ITK-messujen deadline oli marraskuun alussa. Olin päättänyt tehdä hakemuksen juuri perustamastani SOMETU:sta - sosiaalinen media oppimisen tukena -verkostosta. Onnistuin jättämään hakemuksenkirjoittamisen viimeiseen iltaan. Pääsin käytännössä aloittamaan kirjoittamisen noin kello 20 illalla, neljä tuntia ennen määräaikaa. Tekeminen oli todella tuskaa. Tiesin tietäväni, mistä oli kyse mutta en saanut päästäni ulos kuin hajanaisia ranskalaisia viivoja. Oloni oli tukala, epävarma ja jokseenkin stressaantunut. Oli enemmän kuin todennäköistä, että hakemus ei valmistuisi jos yrittäisin taistella sen yksin kasaan. Ainakaan siitä ei tulisi kovin hyvä.

Onneksi verkossa ei ole kovinkaan usein yksin. Aikani tuskailtua, tuli Taru Kekkonen linjoille. Hän oivalsi heti tilanteen, ja lupautui auttamaan kirjoittamisessa. Google Docs mahtava peruspiirre on aito samanaikainen dokumentinmuokkausmahdollisuus. Jaoin dokumentin Tarun kanssa ja hän rupesi käymään tekstinraatoani läpi lukemalla ja tekemällä pieniä täydennyksiä. Oli hämmästyttävää huomata, että jo se riitti kun tiesi jonkun toisen olevan läsnä lukemassa. Ajatukset rupesivat muodostumaan sanoiksi ja sanat lauseiksi. Tekstille alkoi syntyä hahmo. Keskustelimme chatissä sisällöstä ja kirjoitimme tekstiä yhdessä.

Kun kello oli noin kymmenen illalla, tuli työstämiseen mukaan Anne Rongas. Hän pystyi katsomaan tekstiä uusin silmin ja löysi siitä helposti muutamia aukkoja. Työstäminen jatkui yhdessä ja keskustelu soljui chatissä. Jossakin vaiheessa tekemisen tuska oli muuttunut hauskanpidoksi. Tuntui kuin tekeminen olisi yhteisen maalauksen maalaamista, jokaisella kädessään eri väri ja penseli, mutta värin levittyivät samalle kankaalle. Vaikka keskustelu tapahtui chatissa, pystyi toisten hymyn tuntea. Väsymys ja ahdistus olivat poissa.

Hakemuksentyöstäminen huipentui itse hakemuksen jättämiseen verkkopalvelussa. ITK-messujen sivusto kuittasi hakemuksen jätetyksi kello 23:57. Aikaa jäi jäljelle vielä kolme minuuttia. Seuraava heräävä ajatus oli: "mitäs tehdään seuraavaksi?". Kokemus oli aivan mahtava. Työ voi olla parhaillaan aivan mieletön energian lähde, varsinkin kun sen voi jakaa toisten kanssa.

World café-suunnittelu

Työssäni tuli vastaan tarve järjestää oman talon henkilökunnalle erityinen World Café -sessio, jossa perehtyisimme tulevaan organisaatiorakenteeseen. Kyseessä oli menetelmää mukaileva sessio, jossa pyrittiin hakemaan suhdetta uuteen tiimirakenteeseen tilanteessa, jossa kenelläkään ei voinut olla vielä tarkkaa kuvaa siitä mikä kenenkin järkevä paikka oli tai miten tiimien väliset suhteet tulisivat lopulta rakentumaan. Pyrkimyksenä oli siis rakentaa yhteinen tutkimusmatka organisoitumiseen tietyissä raameissa.

Lähtökohtana oli tarkoitus järjestää café, jossa jokainen tiimi kokoontuisi ensin yksin teeman ympärille keskustelemaan parinkymmenen minuutin ajan. Tämän jälkeen tapahtuu "pölytys", jossa tiimiläiset lähettävät tiedustelemaan muiden pöytien keskustelujen antimia. Lopuksi tiimiläiset palaavat omaan pöytäänsä ja kokoavat tietonsa tiimin esitykseksi, joka esitellään koko café-väelle.

Tiimien vetäjät oli jo valittuja ja ajatuksena oli tarkastella tiimienvälisiä suhteita lähettämällä tiimistä toisiin pöytiin tiedustelijoita. Haasteena oli miettiä miten kymmenen tiiminvetäjää laittaa eri tiimiläisensä hallitusti tiedustelemaan muihin tiimeihin tilannetta. Tiimiläisten tulisi hajaantua sopivasti muihin tiimeihin suhteessa tiimin perustehtävään ja samalla pölytyskierroksen yhdestäkään pöydästä ei saisi tulla vajaa.

Päätin ratkaista tämän ongelman kollektiivisesti Google Docsin laskentataulukolla. Laadimme henkilöstölistan, johon jokainen tiiminvetäjä merkkasi oman tiimiläisensä kohdalle, mihin tiimiin kukin menee tiedustelemaan. Teimme tämän yhteisessä palaverissa, jossa osa oli skypen välityksellä mukana ja osa kokouspöydässä katsomassa tilannetta screeniltä. Kun kaikki tiiminvetäjät rupesivat päivittämään tiimiläistensä kohdetiimejä, rupesi neukkarin screenillä käymään vilinä. Tiimiläiset rupesivat löytämään kohteitaan ja pian meille syntyi kokonaiskuva, jossa koottiin eri tiiminvetäjien näkemykset yhtenäiseksi kokonaiskuvaksi.

On uskomatonta miten uudet sovellukset mahdollistavat tekemisen niin toisella tavalla. Kukaan ei odottanut toista vaan kaikki tekivät samassa dokumentissa omaa osaansa ja meillä oli pian yhdessä rakennettu näkemys siitä miten siirtymä tulisi ratkaista. Olen myös varsin varma että tulos oli parempi kuin mitä kukaan meistä olisi yksin voinut tehdä.

Osallistumista ja toimintaa

Toisen ihmisen läsnäolo muuttaa radikaalista tuottamistapahtumaa. Tilanteeseen tulee mukaan jo jonkinlainen vuorovaikutus, kun toinen ihminen on paikalla vaikka ei tekisikään aktiivisesti mitään. Ihmisten välinen vuorovaikutus rupeaa heti ruokkimaan ja myös säätelemään tekemistä. Parhaillaan tästä syntyy uskomaton osallistumisen tunne ja usko meidän kykyihin ryhmänä.

Anne Rongas kiteytti ITK-hakemuksen jälkeisessä keskustelussa hyvin mitä oli tapahtunut. ITK-esityksen laadinnassa ja cafén suunnittelussa oli ehdottamasti kyse oli yhdessä ajattelusta. Yhdessä ajattelua ja yhdessä tekemistä. Itse koen tämän syvänä muutoksena toimintatavoissa, jotka eivät ole olleet tässä muodossa mahdollisia ennen nykyistä tarjolla olevaa tekniikkaa. Minulle Google Docsin syvin olemus ei ole dokumentoinnissa tai tekstin tuottamisessa vaan siinä mahdollistuvassa prosessista, missä me teemme tuotokset yhdessä.

Share
Kommentit
Yhdessä ajattelu ja suunnittelu on innostavaa
Eksyin blogiisi kun googlailin "yhdessä ajattelu" sanoilla. Mukavaa että eksyin. Itse nautin yhdessä ajattelusta ja suunnittelusta erityisesti livenä mutta myös verkossa.

Kiitos Google Docs -vinkistä. Tuollaista työkalua olen välillä kaivannutkin ja nyt se löytyi. Vielä kun löydän innokkaita yhdessä ajattelijoita lisää niin hyvä.

Jari